Seit der COVID-19-Pademie haben Videokonferenzsysteme regelrechte Hochkonjunktur. Das Stichwort lautet: „Homeoffice“. Via virtuellen Meetings, welche mithilfe eines Computers, Internetverbindung und einer modernen Videokonferenz-Software abgehalten werden, hält sich das Unternehmensteam auf den neuesten Stand der Dinge und organisiert das Tagesgeschäft.

Hierbei gibt es unterschiedliche Videokonferenz-Systeme, welche man verwenden kann, um eine erfolgreiche Videokonferenz abzuhalten. Bekannte Anbieter sind unter anderem Zoom, GoToMeeting, MS Teams und Skype.

Zeit ist bekannterweise Geld und daher ist eine einfache und schnelle Lösung zurzeit eine Grundvoraussetzung, um Teams effizient koordinieren zu können. Dennoch bieten einige bestehende Lösungen keine Möglichkeit den Prozess der Videokonferenz komplett in die unternehmensinterne Software-Suite zu integriert. Ein gutes Beispiel hierfür ist HCL Notes. Diese Software, ursprünglich Lotus Notes und dann IBM Notes, wird von vielen Unternehmen verwendet, um die interne Unternehmenskommunikation zu organisieren.

HCL Notes stellt neben einem Datenbankmanagementsystem (DBMS) eine entsprechende Plattform für die Entwicklung von Anwendungen bereit. Die Anwendungen E-Mail (inkl. Kalender, Aufgabenliste), E-Diskussion, „TeamRoom“ und mehrere andere Anwendungen sind im Lieferumfang enthalten. Will man aber bekannte Videokonferenz-Systeme wie Zoom, GoToMeeting, MS Teams und Skype verwenden, dann war es bis jetzt nicht möglich Meeting-Termine via HCL Notes zu organisieren. Zum Beispiel kann man eine geplante Videokonferenz via GoToMeeting nicht als automatischer Kalendereintrag bei HCL Notes hinterlegende. Natürlich kann man den Kalendereintrag für das Meeting manuell eingeben, aber dies verursacht einen zusätzlichen Zeitaufwand beziehungsweise kann bei größeren Unternehmensteams zu einem Koordinationsproblem führen.

Daher möchten wir Ihnen eine Lösung vorstellen, welche die Organisation einer Videokonferenz mit HCL Notes automatisiert, egal welche Videokonferenz-Software man verwendet.

 Notes2Conf: HCL Notes mit bekannten Videokonferenz-Systemen verbinden

Wollen Sie zum Beispiel GoToMeeting mit HCL Notes verbinden, dann suchen Sie in der HCL Notes Suite vergeblich, denn diese Option steht ihnen in der Standardversion von HCL Notes nicht zur Verfügung. Aber keine Sorge, zum Glück gibt es eine hervorragende Erweiterung, welches dieses Problem einfach und schnell löst.

Die Erweiterung Notes2Conf für HCL Notes ermöglicht die Erstellung eines Video-Meetings als Kalendereintrag bei HCL Notes. Einfach ein ganz normales Online Meeting eintragen und im Hintergrund erstellt das Gateway die Daten für das Meeting bei den bekannten Videokonferenz-Systemen wie zum Beispiel Zoom, MS Teams, WebEx oder Go2Meeting. Das ist einfacher, schneller und spart somit Zeit. Besonders für große Unternehmensteams eignet sich die Erweiterung Notes2Conf für HCL Notes hervorragende. Mitarbeiter können mithilfe der Erweiterung mit einem einfachen Klick in die Videokonferenz gelangen. Zudem ist es mithilfe von Notes2Conf möglich eine Video-Meeting-Einladung via den HCL Notes E-Mail-Verteiler zu verschicken. Das System kann ohne viel Aufwand in die bestehende HCL Notes Umgebung integriert werden. Verwenden Sie im Unternehmen HCL Notes und veranstalten reguläre Videokonferenzen, dann empfiehlt es sich die Notes2Conf mal zu testen. Sie werden sehen, dass der organisatorische Prozess der Videokonferenz mithilfe der Erweiterung Notes2Conf deutlich vereinfacht wird und keiner Ihrer Mitarbeiter mehr ein Meeting aufgrund von fehlender Erinnerung verpassen wird. Testen Sie noch heute Notes2Conf und steigern Sie die Effizient Ihrer internen Unternehmenskommunikation in Zeiten von Homeoffice und Videokonferenzen. Mit nur einem Klick in HCL Notes steigen Sie ins Meeting ein und können Meetingeinladungen via internen E-Mail-Verteiler an teilnehmende Mitarbeiter versenden.